Gweithio gyda drws agored i fwrw goleuni ar ein prosiectau

Weithiau gall bod yn y tîm digidol deimlo fel gweithio yn y cysgodion. Yn ein profiad ni does dim llawer o’n cydweithwyr wir yn gwybod beth rydyn ni’n wneud na sut rydyn ni’n gweithio. Mae hynny’n her i lawer ohonon ni yn CNC – mae’n sefydliad ofnadwy o fawr ac mae pawb yn brysur gyda’u blaenoriaethau eu hunain.

Fe ddaethon ni at ein gilydd fel tîm i feddwl am wahanol ffyrdd y gallwn wneud fwrw goleuni ar ein gwaith. Un syniad oedd gwahodd cydweithwyr i weithio gyda ni neu i’n cysgodi. Mae’n rhyw fath o ymweliad safle digidol. 

Fe ddechreuon ni trwy wahodd Sarah Jennings, Cyfarwyddwr Gweithredol Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol, i un o’n sesiynau ar y prosiect caniatâd. 

Ymunodd Sarah â ni trwy Teams ar ddydd Llun oer ym mis Ionawr i wylio cyfweliad ar gyfer ymchwil defnyddwyr ac i gymryd nodiadau gyda ni. 

Chawn ni ddim o’r cyfle yn aml iawn i gynnal cyfweliadau â defnyddwyr, ond roedd James Lewis (ein Hymchwilydd Defnyddwyr) wedi dod o hyd i rywfaint o amser dros y Nadolig i gyfweld â phobl sydd wedi gwneud cais am ganiatâd i ffilmio ar ein tir. 

Mae’n ofnadwy o ddefnyddiol gwylio’r cyfweliadau hyn, ond maen nhw’n gallu teimlo’n anghyfforddus weithiau hefyd. Maen nhw mor bwysig i’n helpu ni i wneud yn siŵr ein bod yn gwella’r wefan i’n defnyddwyr.

Ar ôl gwrando ar y cyfweliad fe fuon ni’n trafod y prif themâu a gododd ynddo:

• mae’r amserlenni’n afrealistig 
• mae’r prosesau’n anghyson
• mae teimlad ein bod ni’n anhyblyg
• mae’r ffurflenni cais yn gofyn cwestiynau diangen neu ddryslyd
• mae’r cynnwys gwe yn gymhleth
• perthynas dda gyda chysylltiadau lleol 

Gwella’r wefan i’r bobl sy’n ei defnyddio

Roedd y cyfweliad yn agoriad llygad i Sarah – mae’n dda clywed y math yma o beth o lygad y ffynnon. Roedd hefyd yn gyfle gwych i ni ddangos bod yna ymchwil wirioneddol werthfawr ar gael i ni sy’n gallu’n helpu i wella’r wefan, ynghyd â’n gwasanaethau yn fwy cyffredinol.

Wrth drafod y themâu, roedd Sarah am wybod am yr heriau a wynebwn wrth rannu ein canfyddiadau a gweithio gyda thimau i wneud newidiadau. Mae’n wir y gall hyn fod yn her am lawer o wahanol resymau:

• y tu allan i’r tîm digidol, does dim pawb yn teimlo bod ganddyn nhw’r pŵer i wneud y newidiadau sydd eu hangen
• yn aml does dim un person unigol sy’n gallu gwneud y penderfyniad i wneud pethau’n wahanol
• gall newid gymryd amser hir iawn

Yn ystod y prosiect caniatâd rydyn ni wedi deall bod yna awydd gwirioneddol am newid. Mae’r tîm yn awyddus i wneud pethau’n well i’r defnyddiwr ac yn fwy effeithlon yn fewnol. Roedden nhw’n agored ac yn barod i geisio gwneud pethau’n wahanol, ac fe wnaeth hynny ein galluogi i ddylunio a darparu’r gwasanaeth ar gyfer gwirio a gewch ddefnyddio ein tir.

Dyma’r gwasanaeth ‘gwirio’ cyntaf yn CNC ac mae’n rhywbeth a allai, yn ein barn ni, weithio’n dda mewn llawer o feysydd eraill yn y sefydliad.

 

Oes fath beth yn bosib â gormod o ymchwil?

Gofynnodd Sarah oedden ni erioed wedi teimlo bod angen casglu mwy o ymchwil i helpu i annog newid yn fewnol.

Roedd yn gwestiwn diddorol, ond yr ateb yw na.

Y gwir amdani yw nad oes ymchwil defnyddwyr ar gael i ni bob amser. Rydyn ni’n dîm bach ac yn gweithio’n galed i wneud y gorau o’r offer sydd gyda ni. Fel arfer rydyn ni’n dibynnu ar ymchwil pen desg sy’n cynnwys:

• data gan Google Analytics (pa dudalennau mae pobl yn edrych arnyn nhw)
• Hotjar (beth mae defnyddwyr yn ei wneud ar y dudalen)
• ymholiadau i’r ganolfan gwsmeriaid
• adborth ar y wefan
• mewnwelediadau gan y tîm

Wrth weithio ar y prosiect caniatâd dros y flwyddyn ddiwethaf rydyn ni wedi defnyddio’r holl offer hyn (a mwy) i ddysgu beth yw’r problemau i ddefnyddwyr y gwasanaeth caniatâd. Mae’r ymchwil defnyddwyr sydd bellach ar gael i ni wedi dilysu a chryfhau beth wnaethon ni ei ddysgu.

Rydyn ni ar y camau olaf o ddatblygu ‘un ffordd i mewn’ ar gyfer ein gwasanaeth caniatâd – gan droi chwe ffurflen gais wahanol yn un. Rydyn ni hefyd yn datblygu argymhellion pellach yn seiliedig ar ein hymchwil.

 

Dysgwch fwy am ein gwaith

Cymerwch olwg ar ein llawlyfr cynnwys a chyhoeddi i ddysgu mwy am ein gwaith.