Blog: Gwella proses trwyddedau adar sy’n bwyta pysgod - sut gwnaethon ni adeiladu gwasanaeth digidol gwell mewn chwe mis
Mewn chwe mis, fe lwyddon ni i ddylunio a lansio ffurflen ar-lein a chynnwys gwe dwyieithog i gefnogi dull newydd o brosesu trwyddedau adar. Roedd angen mynd yn fyw erbyn Gorffennaf 2025 – ac fe lwyddon ni.
Mae’r blog hwn yn amlinellu sut gwnaeth tîm bach penderfynol gyda nod clir ac amser dynodedig ein helpu i gyflawni’n brydlon gan gadw at ein hegwyddor o ddylunio o safbwynt y defnyddiwr.
Y broblem i’w datrys
Fe weithion ni gydag arbenigwyr polisi a rheoleiddio i ddeall beth sydd ei angen ar ddefnyddwyr:
- mae rheolwyr pysgodfeydd yn awyddus i amddiffyn stociau pysgod rhag adar sy’n ysglyfaethu arnynt
- mae angen i gyrff cadwraeth ddeall sut i ddiogelu poblogaethau eogiaid a brithyllod y môr
- mae angen i’n tîm trwyddedu gael ceisiadau cyflawn a chywir sy’n seiliedig ar dystiolaeth er mwyn gwneud penderfyniadau cadarn
Hyd at nawr, byddai ymgeiswyr yn gwneud cais am drwydded gan ddefnyddio ffurflenni Word a chanllawiau wedi’u lawrlwytho o’n gwefan.
Roedden ni’n gwybod ar sail ymchwil defnyddwyr ac ymchwil desg eu bod nhw’n aml yn ei chael hi’n anodd dod o hyd i ffurflenni Word ar ein gwefan. Weithiau, doedden nhw ddim yn deall yn llawn pa wybodaeth oedd ei hangen arnom, felly byddent yn cysylltu â’r tîm rhywogaethau i gael cymorth. Byddent hefyd weithiau’n hepgor cwestiynau pwysig neu’n rhoi gwybodaeth annigonol.
Cyfleoedd
Yn ogystal â chynorthwyo’r dull trwyddedu newydd, roedd hwn yn gyfle i leihau’r baich gweinyddol ar ymgeiswyr a staff drwy:
- fod yn glir ynghylch pa wybodaeth y mae angen i ni ei chael gan ddefnyddwyr a phryd
- ei gwneud yn hawdd i bobl gael mynediad at ganllawiau i’w helpu gyda’u cais
- rhoi pob cyfle i ddefnyddwyr roi’r wybodaeth gywir
- bod yn glir ynglŷn â beth sy’n digwydd ar ôl i gais gael ei wneud
Y tîm
Dylunwyr safbwynt defnyddwyr
Bu dau ddylunydd ‘safbwynt defnyddwyr’ yn gweithio dridiau’r wythnos ar y prosiect. Roedd hynny’n rhoi digon o gysondeb i ni ennill momentwm, ond heb effeithio ar flaenoriaethau eraill.
Yn ystod y cam olaf, daeth trydydd dylunydd cynnwys i’n helpu i orffen a chyhoeddi’r ffurflen, nifer o dudalennau o gynnwys a strwythur diwygiedig ar gyfer tudalennau trwyddedau adar. Gwnaeth y capasiti ychwanegol hwn wahaniaeth mawr, gan ein helpu i brofi, mireinio a chyhoeddi’n brydlon.
Helpodd ein rheolwr cynnyrch i gyfathrebu’n fewnol, gan gynnwys nodiadau wythnosol a chyfarfodydd â thimau ehangach.
Cydweithio ag arbenigwyr pwnc
Fe wnaethon ni gynnal tua 20 awr o weithdai gyda dau arbenigwr pwnc: un o faes polisi ac un o faes rheoleiddio. Fe helpon nhw i roi siâp ar y ffurflen a’r cynnwys, sicrhau cywirdeb o ran y gyfraith a gweithrediadau, a dod ag adborth gan dimau eraill, gan gynnwys arbenigedd ar adareg.
Gweithdai
Fe ddechreuon ni drwy fapio’r broses gyfredol yn MIRO. Helpodd hyn ni i ganfod unrhyw achosion o ddyblygu, iaith aneglur a chwestiynau diangen.
Yna, fe aethon ni drwy daith newydd y defnyddiwr yn MIRO, gan ailadrodd nifer o weithiau, a defnyddio hynny mewn gweithdai gyda’r ddau arbenigwr pwnc i nodi gwelliannau.
Cynhaliwyd gweithdai tua 1.5 i 2 awr o hyd, ddwywaith y mis. Fe fuon ni’n adolygu prototeipiau a chynnwys drafft, trafod eglurder a strwythur, a chytuno ar y camau nesaf. Rhwng sesiynau, mireiniodd dylunwyr digidol y ffurflen a’r cynnwys yn barod ar gyfer y rownd nesaf.
Dylunio’r gwasanaeth newydd: defnyddio arferion gorau
Fe ddilynon ni ganllawiau Safonau Digidol Llywodraeth y DU ar ddylunio cynnwys a ffurflenni, a helpodd ni i:
- rannu cwestiynau cymhleth yn gamau bach
- defnyddio iaith glir
- gwneud y ffurflen yn hygyrch
- lleihau’r ymdrech feddyliol i ddefnyddwyr
- gofyn am ddim mwy na’r wybodaeth honno y mae ei hangen arnom – gan wneud meysydd yn orfodol
Fe wnaethon ni greu tudalen ‘gwiriwch eich atebion’ fel bod gan ddefnyddwyr un cyfle olaf i newid unrhyw fanylion cyn cyflwyno.
Fe wnaethon ni greu cynnwys newydd i dywys defnyddwyr drwy’r broses gan ddefnyddio patrymau safonol:
- tudalennau cychwyn
- tudalen gadarnhau
- tudalennau arweiniad ar wahân yn ateb anghenion penodol defnyddwyr, er enghraifft sut i baratoi map neu gyfrifo adar
- cadarnhad e-bost i ddefnyddwyr a’r tîm
Er mwyn helpu defnyddwyr i ddod o hyd i’r hyn sydd ei angen arnynt, fe wnaethon ni hefyd newid y dudalen lanio ar gyfer trwyddedau adar. Cyn hynny, roedd yna dudalen hir o ddolenni i ddogfennau.
Yn hytrach, fe wnaethon ni greu tudalen lanio gliriach a byrrach gyda dolenni i dudalennau symlach wedi’u creu o amgylch tasg benodol i’r defnyddiwr (‘newid’ neu ‘adnewyddu’ trwydded, er enghraifft).
Profi’r gwasanaeth
Cyn ei lansio, fe wnaethon ni brofi’r prototeip yn fewnol a chydag un defnyddiwr allanol. Ar sail adborth, fe wnaethon ni symleiddio’r iaith a gwneud y ffurflen yn haws i’w defnyddio.
Fe wnaethon ni ychwanegu ffurflen adborth at ddiwedd y daith fel y gall defnyddwyr roi gwybod i ni beth sy’n gweithio a beth sydd ddim. Mae’r arweinydd polisi yn dal i weithio gyda’r grŵp defnyddwyr ehangach i ddal ati i wella’r gwasanaeth.
Rydym eisoes wedi gwneud newidiadau ar sail yr adborth cynnar. Mae gallu diweddaru’n gyflym yn newid mawr o’r hen ffordd ‘tasg a gorffen’ o weithio.
Beth sydd wedi newid
Nawr mae gyda ni:
- ffurflen ar-lein hygyrch newydd sy’n tywys defnyddwyr drwy’r broses
- cynnwys cliriach, wedi’i ddylunio o safbwynt y defnyddiwr
- gwell integreiddio â’n gwefan
- cefnogaeth ddwyieithog o’r cychwyn cyntaf
- dolen adborth ar gyfer gwelliannau parhaus
Rydym yn disgwyl ceisiadau gwell a phrofiad haws i ddefnyddwyr. Gallwn gywiro pethau’n gyflym os bydd defnyddwyr yn cael problemau.
Beth nesaf?
Byddwn yn dal ati i fonitro sut mae’r ffurflen a’r cynnwys yn perfformio, gan ddefnyddio data ac adborth i arwain y gwelliannau. Rydym hefyd yn edrych ar sut gallai’r dull hwn helpu gwasanaethau trwyddedu eraill.
A byddwn yn dal ati i weithio’n agored – gan rannu’r hyn rydyn ni’n ddysgu, gwrando ar ddefnyddwyr a gwella wrth fynd yn ein blaenau.
Rheoli adar sy’n bwyta pysgod ar afon i warchod eogiaid neu frithyllod môr
Rheoli adar sy’n bwyta pysgod mewn pysgodfa pysgod bras neu frithyll